Como produzir um planejamento de comunicação eficiente?

Assim como os demais processos que ocorrem em uma empresa, a comunicação empresarial também deve passar por um planejamento para que seja realizada de maneira eficaz. Ações bem planejadas são também bem executadas, auxiliando na construção de uma imagem sólida – principal objetivo das organizações.

Um plano de comunicação bem estruturado permite à empresa que o fez pensar em diversas ações para colocar sua marca em evidência para consumidores, parceiros e colaboradores.

Por esse motivo, preparamos algumas dicas para que você, empreendedor, construa um plano de comunicação eficiente e efetivo para o seu negócio.

Mas se você ainda não sabe o que é um plano de comunicação, aí vai:

Plano de comunicação empresarial é um “documento” que análise, organiza e direciona todas as ações de comunicação de uma organização no intuito de tornar as estratégias e os objetivos da organização compreensíveis ao público interno (pessoas que atuam no âmbito das empresas) e o público externo (pessoas que têm interesses comuns com a empresa – consumidores, fornecedores e concorrentes).

Como produzir um plano de comunicação?

O primeiro passo para a elaboração de um plano de comunicação é fazer um histórico da empresa. Conhecer a história da sua organização é de suma importância para identificar a cultura da empresa e, consequentemente, as ações mais adequadas a serem realizadas.

Deve-se procurar coletar e mapear todas as informações possíveis sobre a empresa, como por exemplo: quais ações de comunicação já foram feitas? Como você acha que sua empresa é vista? Em quais mídias a empresa está e o porquê ela escolheu se estabelecer nestas? Quais os produtos ou serviços oferecidos? Qual é o público-alvo? Quais os métodos de venda, vantagens e desvantagens do produto? Quais os pontos fortes e pontos fracos da empresa? Qual o número de funcionários?

O objetivo é usar todas as informações que estiverem disponíveis.

A segunda etapa no processo de elaboração de um plano de comunicação é a análise da concorrência. Deve-se procurar apurar as mesmas informações verificadas anteriormente, só que agora, dos principais concorrentes do seu negócio.

A partir disso, o foco deve ser em mapear os gaps na comunicação da empresa. Para te auxiliar, separe a comunicação em quatro esferas e pesquise:

• Comunicação interna: Quais os principais problemas na comunicação da chefia com os colaboradores e deles entre si?
• Comunicação mercadológica: Quais os principais problemas encontrados na publicidade dos produtos/serviços? Quais as impressões que os clientes estão tendo dos rótulos, peças publicitárias e redes sociais da empresa?
• Comunicação administrativa: A empresa possui manuais que padronizem os processos? Se sim, eles são eficazes? Se não, o porquê?
• Comunicação institucional: Qual o nível de inserção da empresa na grande mídia? ATENÇÃO, se a resposta for um resultado baixo ou quase nulo, está na hora de procurar uma Assessoria de Imprensa.

Encontrados os problemas de comunicação, é hora de pensar como resolve-los. Para isso, procure ajuda de outros empresários, pesquise por cases parecidos, buscando o máximo de informações possíveis. Caso aconteça de se deparar com um problema difícil de se resolver, permita-se pensar criativamente a questão.

Depois disso, defina as ações e o público-alvo de cada uma ação. Assim, é hora de estabelecer um cronograma e os responsáveis por cada projeto. Para auxiliar neste processo, recomendamos o uso da ferramenta 5W2H (uma espécie de checklist das atividades que serão desenvolvidas onde busca-se o máximo de clareza e eficiência por todos os envolvidos).

Por último e mais importante, avalie periodicamente as ações e suas execuções (se elas batem com a contida no plano de comunicação, por exemplo). Para isso, estabeleça objetivos e defina como a empresa e cada departamento pode monitorar a maneira como cada público-alvo recebeu a mensagem, e se tudo aquilo que foi proposto no início do documento foi, de fato, cumprido. Mãos à obra! E contem conosco se precisarem de uma forcinha. 😉

* Da equipe da Proativa Comunicação.
por Gustavo Cesar